Devemos priorizar o trabalho com muita qualidade de vida, afim de não comprometer a saúde física e mental. Pensando em tudo isso, seguem algumas dicas importantes sobre como gerenciar o tempo.
Lembrando que a palavra chave é “priorizar”.
O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO
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O GERENCIAMENTO DO TEMPO
Não importa o tamanho da empresa quando tratamos de gestão do tempo.
Seja qual for o tamanho, a capacidade de gestão por parte da secretária cria um excelente ambiente de trabalho melhorando o rendimento global.
É de vital importância para a empresa que a habilidade na execução de várias tarefas simultaneamente seja realizada. Por mais que a tecnologia esteja avançada, o assessoramento do profissional de secretariado nunca se tornará obsoleto.
O desempenho do profissional em secretariado entre outros, engloba estabelecer prioridades, coordenar projetos e organizar recursos. Como gerentes do serviço, seu comportamento e atitude profissionais influenciam fortemente o trabalho diário.
SEGREDOS NA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
Os profissionais de secretariado são excelentes administradores do tempo. Para atingir objetivos é preciso estabelecer prioridades, executar por completo as tarefas, planejar e cumprir prazos e projetos.
- Faça em primeiro lugar as coisas mais importantes
- Divida trabalhos mais difíceis em fases (um calendário especial para projetos pode lhe ser útil)
- Use o calendário para seu controle e follow-up
- Faça uma coisa de cada vez
- Execute tarefas até o fim (se parar no meio, faça anotações para não perder tempo ao recomeçar)
- Comece já a fazer desta forma
- Não procrastine!!! Diga não à procrastinação
COMO CLASSIFICAR TAREFAS E ESTABELECER PRIORIDADES
Identificar tarefas e atividades
Faça uma lista de suas tarefas e atividades. Se tiver dificuldades, concentre-se fechando os olhos e imaginando-se em seu local de trabalho executando suas tarefas. Anote as diferentes tarefas e atividades. Ex.: Atende telefone? Preenche formulários? Responde a cartas? Faça uma lista.
Escala de impacto
Usando uma escala de 1 a 10 em que 1 corresponde a “nenhum impacto” e ’10 a “grande impacto”, classifique o impacto que cada atividade tem sobre a performance de cada uma delas.
Estabeleça prioridades
Usando a escala de impacto, classifique as prioridades de cada tarefa ou atividade da seguinte forma:
“A” – para tarefas de valor acima de “7” na escala de impacto
“B” – para valores entre “4” a “6”
“C” – para valores abaixo de “5”
Planejamento
Use o sistema de prioridades para programar o seu dia de trabalho. Comece com as tarefas e atividades “A”. Coloque-as em sua agenda. Deixe as tarefas “C” para o final e se possível delegue-as. O que aconteceria se não as executasse? Se quiser, você pode utilizar este exercício em seu escritório e para discutir suas idéias e sugestões como melhorar a administração de seu tempo com seu gestor.
PRINCIPAIS DESPERDIÇADORES DE TEMPO DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO
§ O executivo não informa aonde vai quando se ausenta da sala
§ O executivo não informa claramente seus objetivos, os objetivos da área, nem objetivos da empresa
§ O executivo e assessor/secretário não estabelecem planos diários de trabalhos
§ O executivo modifica planos de agenda sem avisar
§ Falta de conhecimento por parte do assessor/secretário sobre normas e procedimentos da empresa, organograma e linguagem técnica
§ Trabalhos particulares do gestor, como fazer o imposto de renda dele, seus familiares e amigos; assuntos do clube ou associações ou grupos a que pertence e que nada tem a ver com a empresa; digitar o trabalho da escola dos filhos, marcar hora no cabeleireiro para a esposa, levar carro dele ao mecânico ou para lavar.
§ Sair da sala para ir ao banco, compras diversas, copiadoras, etc.
§ Fazer uso de um equipamento inadequado ou obsoleto
§ Realizar serviço de copa (servir cafezinhos, água, etc.)
§ Decifrar a letra do gestor
§ Excesso de volume para digitação
§ Falta de autonomia do assessor/secretário
§ Excesso de “urgentes”
§ Interrupções constantes do executivo ainda que o assessor/secretário esteja executando trabalhos com prazos fatais
§ Falta de conhecimento das técnicas secretarias
§ Começar a fazer algo sem antes pensar e planejar
§ Fazer coisas improdutivas por puro hábito
§ Dedicar-se demoradamente nos cafezinhos e papos de corredor
§ Abandonar um trabalho antes de terminá-lo para iniciar outro
PRINCIPAIS DESPERDIÇADORES DE TEMPO DO EXECUTIVO
§ Interrupções ao telefone
§ Visitantes inesperados
§ Reuniões de última hora sem prévio agendamento
§ Reuniões extensas
§ Responsabilidade e autoridades confusas
§ Supervisionar subordinados em excesso
§ Fazer coisas que poderiam ser feitas por um equipamento
§ Não delegar tarefas a outros da equipe ou mesmo ao assessor/secretário
§ Deixar campo livre para interrupções durante realização de trabalhos que exigem concentração
§ Falta de comunicação e mensagens obscuras
§ Indecisão e procrastinação
§ Falta de controle, padrões e relatórios de resultados
§ Tarefas deixadas inacabadas
§ Pessoal não treinado e insuficiente
§ Falta de autodisciplina
§ Incapacidade de dizer “não”
§ Ler revistas, jornais ou periódicos sem importância direta para seu trabalho
§ Falta de objetivo, prioridades e prazos nos trabalhos
§ Indecisão/protelar decisões
§ Convocar/participar de reuniões sem objetivos, duração e prioridades não claramente definidas.
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