segunda-feira, 25 de julho de 2011

Confira dicas para uma ótima entrevista

Tenho lido muito a respeito da falta de qualificação de pessoas para as vagas existentes.
É um dado preocupante, pois existem vagas e não há pessoas para ocuparem.
No caso dos profissionais de secretariado, notamos que muitos estão se capacitando muito nos últimos anos, mas ainda é pouco. O mercado de trabalho pede gestores e não meros atendentes de telefone e operadores de computador. 

Pensando em contribuir, envio algumas dicas para a participação em entrevistas.



1.  Abra o site da empresa e interesse-se pelo segmento, entenda o negócio da empresa.

2.  Não se atrase, nem se antecipe ao horário. Seja PONTUAL.


3. Capriche no visual, mas não se exceda. Roupas discretas, sóbrias e elegantes, ternos, tailleurs, e roupas de cortes retos. Sapatos de salto alto, maquiagem e perfume moderados. Arrume os cabelos, se puder,  um preso/solto discreto e elegante (nada perua, nada sensual).
Homens: cuidado com roupas muito esportivas (tênis, bermuda, calça jeans, etc). Prefira calça e camisa social, sapatos bem cuidados, etc.

4. Não faça brincadeiras, não seja risonho em demasia, seja simpático e natural. Mostre maturidade e equilíbrio. Olhe sempre nos olhos do entrevistador. Ouça com atenção aos questionamentos e pense claramente em suas respostas. Cuidado com "pegadinhas de entrevista".
Seja simpático, sem ser forçado. Responda o que lhe perguntarem, e procure não falar demais dando longas explicações. Seja objetivo em suas respostas, prestando bastante atenção nas perguntas.

5.  JAMAIS fale mal de antigos empregadores. Faça sempre comentários elogiosos sobre seus antigos gestores, que são profissionais competentes, que você aprende/aprendeu muito, e blá, blá  e se perguntarem os motivos de sua saída, diga sempre que está/esteve em busca de crescimento profissional e pessoal.

6. Não pergunte no inicio da conversa "o que a empresa tem a te oferecer" (salário, benefícios, horários, etc.). Primeiro ouça a necessidade da empresa e veja se você realmente se enquadra na necessidade da vaga. Não se comprometa a fazer coisas que não sabe e/ou não se sinta capacitado a assumir, a não ser que possa ser algo que você consiga desenvolver a curtíssimo prazo. Se não te forem abertas estas informações, ai sim, já no final, você deve, delicadamente, questionar sobre o salário oferecido e/ou pacote de benefícios, citando o termo: r
emuneração oferecida para esta oportunidade e plano de carreira, benefícios.

7. Se te for perguntado quais seus pontos fortes, responda: "Pró-atividade", "dinamismo", "disposição a novos aprendizados", "facilidade de trabalho em equipe e sob pressão". Se te perguntarem quais seus pontos fracos, responda: "Aprimorar meus estudos de idioma", "fazer novos cursos de aperfeiçoamento na área, etc."

8. Ao final da entrevista, diga que foi "um prazer" conhecê-lo (com sinceridade e sorriso), aperte sua mão com firmeza e diga-lhe: Aguardo notícias por parte da empresa quanto ao processo seletivo e agradeça a oportunidade por ter sido chamada a fazer a entrevista.

Conte a sua experiência e boas entrevistas!


segunda-feira, 4 de julho de 2011

O profissional de secretariado X O gerenciamento do tempo

Vivemos num mundo de mudanças constantes, onde as informações surgem como avalanches. O profissional de secretariado deve acompanhar todas essas evoluções sem perder a serenidade e o comprometimento com o resultado. 

Devemos priorizar o trabalho com muita qualidade de vida, afim de não comprometer a saúde física e mental. Pensando em tudo isso, seguem algumas dicas importantes sobre como gerenciar o tempo.

Lembrando que a palavra chave é “priorizar”.


O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO 
X
 O GERENCIAMENTO DO TEMPO
Não importa o tamanho da empresa quando tratamos de gestão do tempo.
Seja qual for o tamanho, a capacidade de gestão por parte da secretária cria um excelente ambiente de trabalho melhorando o rendimento global.

É de vital importância para a empresa que a habilidade na execução de várias tarefas simultaneamente seja realizada. Por mais que a tecnologia esteja avançada,  o assessoramento do profissional de secretariado nunca se  tornará obsoleto.

O desempenho do profissional em secretariado entre outros, engloba estabelecer prioridades, coordenar projetos e organizar recursos. Como gerentes do serviço, seu comportamento e atitude profissionais influenciam fortemente o trabalho diário.

SEGREDOS NA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO


Os profissionais de secretariado são excelentes administradores do tempo. Para atingir objetivos é preciso estabelecer prioridades, executar por completo as tarefas, planejar e cumprir prazos e projetos.

  • Faça em primeiro lugar as coisas mais importantes
  • Divida trabalhos mais difíceis em fases (um calendário especial para projetos pode lhe ser útil)
  • Use o calendário para seu controle e follow-up
  • Faça uma coisa de cada vez
  • Execute tarefas até o fim (se parar no meio, faça anotações para não perder tempo ao recomeçar)
  • Comece já a fazer desta forma
  • Não procrastine!!! Diga não à procrastinação
COMO CLASSIFICAR TAREFAS E ESTABELECER PRIORIDADES

Identificar tarefas e atividades

Faça uma lista de suas tarefas e atividades. Se tiver dificuldades, concentre-se fechando os olhos e imaginando-se em seu local de trabalho executando suas tarefas. Anote as diferentes tarefas e atividades. Ex.: Atende telefone? Preenche formulários? Responde a cartas? Faça uma lista.

Escala de impacto

Usando uma escala de 1 a 10 em que 1 corresponde a “nenhum impacto” e ’10 a “grande impacto”, classifique o impacto que cada atividade tem sobre a performance de cada uma delas.

Estabeleça prioridades

Usando a escala de impacto, classifique as prioridades de cada tarefa ou atividade da seguinte forma:
“A” – para tarefas de valor acima de “7” na escala de impacto
“B” – para valores entre “4” a “6” 
“C” – para valores abaixo de “5”

Planejamento

Use o sistema de prioridades para programar o seu dia de trabalho. Comece com as tarefas e atividades “A”. Coloque-as em sua agenda. Deixe as tarefas “C” para o final e se possível delegue-as. O que aconteceria se não as executasse? Se quiser, você pode utilizar este exercício em seu escritório e para discutir suas idéias e sugestões como melhorar a administração de seu tempo com seu gestor.

PRINCIPAIS DESPERDIÇADORES DE TEMPO DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO  

§        O executivo não informa aonde vai quando se ausenta da sala
§        O executivo não informa claramente seus objetivos, os objetivos da área, nem objetivos da empresa
§        O executivo e assessor/secretário não estabelecem planos diários de trabalhos
§        O executivo modifica planos de agenda sem avisar
§        Falta de conhecimento por parte do assessor/secretário sobre normas e procedimentos da empresa, organograma e linguagem técnica
§        Trabalhos particulares do gestor, como fazer o imposto de renda dele, seus familiares e amigos; assuntos do clube ou associações ou grupos a que pertence e que nada tem a ver com a empresa; digitar o trabalho da escola dos filhos, marcar hora no cabeleireiro para a esposa, levar carro dele ao mecânico ou para lavar.
§        Sair da sala para ir ao banco, compras diversas, copiadoras, etc.
§        Fazer uso de um equipamento inadequado ou obsoleto
§        Realizar serviço de copa (servir cafezinhos, água, etc.)
§        Decifrar a letra do gestor
§        Excesso de volume para digitação
§        Falta de autonomia do assessor/secretário
§        Excesso de “urgentes”
§        Interrupções constantes do executivo ainda que o assessor/secretário esteja executando trabalhos com prazos fatais
§        Falta de conhecimento das técnicas secretarias
§        Começar a fazer algo sem antes pensar e planejar
§        Fazer coisas improdutivas por puro hábito
§        Dedicar-se demoradamente nos cafezinhos e papos de corredor
§        Abandonar um trabalho antes de terminá-lo para iniciar outro
PRINCIPAIS DESPERDIÇADORES DE TEMPO DO EXECUTIVO
§        Interrupções ao telefone
§        Visitantes inesperados
§        Reuniões de última hora sem prévio agendamento
§        Reuniões extensas
§        Responsabilidade e autoridades confusas
§        Supervisionar subordinados em excesso
§        Fazer coisas que poderiam ser feitas por um equipamento
§        Não delegar tarefas a outros da equipe ou mesmo ao assessor/secretário
§        Deixar campo livre para interrupções durante realização de trabalhos que exigem concentração
§        Falta de comunicação e mensagens obscuras
§        Indecisão e procrastinação
§        Falta de controle, padrões e relatórios de resultados
§        Tarefas deixadas inacabadas
§        Pessoal não treinado e insuficiente
§        Falta de autodisciplina
§        Incapacidade de dizer “não”
§        Ler revistas, jornais ou periódicos sem importância direta para seu trabalho
§        Falta de objetivo, prioridades e prazos nos trabalhos
§        Indecisão/protelar decisões
§       Convocar/participar de reuniões sem objetivos, duração e prioridades não claramente definidas.